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Lecteurs - Recherche et suppression de doublons éventuels

Anne-MarieAnne-Marie
dans Circulation
Doublons ou homonymes de lecteurs?

La base peut comprendre des paires de lecteurs qui ont le même nom et le même prénom. Suivant le cas, ce sont des homonymes (donc 2 personnes distinctes) ou de vrais doublons (deux fois la même personne). L'apparition de vrais doublons est en général liée à une "distraction" au moment de la création d'un nouvel emprunteur, ou à un import malencontreux.

En effet, au moment de l'import, PMB se base sur le numéro du lecteur (son code-barres) pour déterminer s'il s'agit bien de la même personne. Si le numéro mentionné dans le fichier d'import ne correspond à aucun des numéros enregistrés dans la base, PMB crée d'office un nouveau lecteur, qui risque donc parfois d'être un "clone".


Processus pour repérer et éliminer les doublons

1) Employer les 2 requêtes ci-dessous : pour constituer le panier de lecteurs et afficher son contenu

La 1e doit être importée dans l'onglet Circulation. Elle permet la collecte, vous pouvez ainsi remplir un panier de lecteurs qui contiendra tous les doublons et homonymes de votre base. Vous pouvez ensuite examiner le contenu du panier dans l'onglet Circulation ou en employant la deuxième requête.
La 2e procédure (à importer en Admin) affiche certaines infos essentielles des lecteurs : localisation, catégorie, code statistique, statut, (groupe), numéro identifiant, numéro de code-barres, nom, prénom, sexe, année, login et dates (date d'inscription, de début et de fin d'abonnement). Elle signale aussi si le lecteur a des prêts en cours actuellement.
Je vous conseille de l'exécuter en mode Editions afin de pouvoir transférer le résultat vers le tableur, le sauvegarder et l'imprimer (c'est plus facile).


2) Séparer - manuellement - les doublons éventuels et les homonymes.
Le tri manuel s'impose hélas, PMB ne peut pas opérer la distinction sur base de critères fiables.

Si on est au début de l'année scolaire, je suppose que la différence entre les "2" lecteurs  se résume à ceci
  • Doublon A : lecteur dans son ancien groupe-classe avec des prêts non clôturés et son ancien numéro de lecteur
  • Doublon B : lecteur dans son nouveau groupe-classe sans le moindre prêt en cours et avec son nouveau numéro de lecteur
Critères supplémentaires pour distinguer les doublons A et B
  • Le doublon A a un numéro identifiant plus petit. Le numéro identifiant (id) est le numéro créé automatiquement par le système de gestion MySQL, et il reflète l'ordre dans lequel les données ont été créées. Vu que A existe depuis plus longtemps dans la base que B, son numéro identifiant est forcément plus petit que celui de B
  • A ne pas confondre avec le numéro de lecteur (code-barres). C'est un numéro choisi par le bibliothécaire, suivant le système propre à chaque établissement. Il est préférable d'employer le numéro attribué à l'élève (l'étudiant) par l'institution.
  • Comparez aussi les dates d'inscription, ainsi que les dates de début et de fin d'abonnement. Elles vous éclaireront sur le degré d'ancienneté des lecteurs concernés !


Vous effacez ensuite les homonymes du panier (du panier, pas de la base !!) afin de n'y conserver que les vrais doublons.

Pour vous simplifier l'existence, évitez de prêter quoi que ce soit aux doublons B !
Sinon, la manœuvre serait plus complexe (je ne l'ai pas expliquée ici)


3) Modifier les fiches des doublons A
  • changer la classe
  • changer le numéro de lecteur (à vous de voir si c'est utile ou non)
  • ainsi le lecteur garde le même numéro identifiant dans la base et on ne perd pas la trace de ses prêts antérieurs
  • relancer la requête dans l'onglet Editions, transférer le résultat vers le tableur, imprimer éventuellement et vérifier si on ne s'est pas trompé en effectuant les modifications

4) Supprimer les doublons B
  • Eventuellement une sauvegarde avant de toute suppression définitive
  • Si tout est OK, vous pouvez effacer les doublons A du panier (du panier, pas de la base !). De toute façon, si ces lecteurs ont des prêts en cours, PMB refusera de les supprimer.
  • Vous pouvez enfin supprimer les doublons B de la base, vous n'en avez plus besoin
Bravo, vous êtes arrivé(e) au bout du processus !!

Anne-Marie

Réponses

  • Anne-MarieAnne-Marie
    Petite correction pour la fin du processus.
    L'ordre dans lequel j'avais indiqué les opérations n'était pas tout à fait correct. Désolée !

    3) Modifier les fiches des doublons A
    • changer la classe
    • relancer la requête dans l'onglet Editions, transférer le résultat vers le tableur, imprimer éventuellement et vérifier si on ne s'est pas trompé en effectuant les modifications

    4) Supprimer les doublons B
    • Eventuellement une sauvegarde avant toute suppression définitive
    • Si tout est OK, vous pouvez effacer les doublons A du panier (du panier, pas de la base !). De toute façon, si ces lecteurs ont des prêts en cours, PMB refusera de les supprimer.
    • Vous pouvez enfin supprimer les doublons B de la base, vous n'en avez plus besoin

    5) Changer éventuellement le numéro de lecteur des doublons A
    • Vous pouvez remplacer leur ancien numéro de lecteur (code-barres) par celui des doublons B que vous venez de supprimer de la base (autrement dit, le numéro qui figurait dans le fichier d'import).
    • A vous de voir si c'est utile ou non

    P.S.Je sais que cette explication n'est pas complète.

    Vu que la demande initiale de Camille Brouzes avait été formulée au début de l'année scolaire, j'ai supposé qu'il s'était rapidement rendu compte du problème, et donc que les doublons B n'avaient pas encore de prêt en cours.

    Je n'ai pas perdu de vue l'autre éventualité, celle où les doublons B ont déjà emprunté des documents et où il faut donc fusionner les lecteurs et leurs historiques de prêt.
    Toutefois, mes journées n'ont que 24 heures et je réponds déjà à de nombreuses questions :)
    Merci de votre compréhension.
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